Quản lý Tài liệu nội bộ

Module Tài liệu là gì?

Module Tài liệu là kho lưu trữ tập trung các file, hồ sơ quan trọng của phòng khám/bệnh viện: quy trình vận hành, mẫu biểu, hợp đồng, tài liệu đào tạo, hình ảnh dịch vụ, v.v. Nhân viên tra cứu và chia sẻ tài liệu ngay trong hệ thống mà không cần dùng USB hay gửi email qua lại.

Các loại tài liệu thường lưu trữ

• Quy trình vận hành: SOP tiếp đón bệnh nhân, quy trình thanh toán, quy trình xử lý khiếu nại
• Mẫu biểu: Phiếu khám, giấy đồng thuận, mẫu hợp đồng, mẫu báo giá dịch vụ
• Tài liệu đào tạo: Slide training, video hướng dẫn, tài liệu onboarding nhân viên mới
• Hình ảnh dịch vụ: Ảnh trước/sau, hình ảnh thiết bị, ảnh phòng khám
• Hồ sơ pháp lý: Giấy phép hoạt động, chứng chỉ thiết bị, hợp đồng đối tác
• Tài liệu dự án: Kế hoạch, báo cáo, biên bản họp

Tải tài liệu lên hệ thống

1. Truy cập Tiện ích → Tài liệu
2. Chọn hoặc tạo Thư mục phù hợp
3. Chọn file từ máy tính (hỗ trợ PDF, Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh, video)
4. Đặt tên mô tả rõ ràng cho file
5. Thiết lập quyền truy cập: chọn Giao cho cho phòng ban phù hợp
6. Nhấn Tải lên

Tổ chức Thư mục tài liệu

Gợi ý cách phân chia thư mục cho phòng khám:

📁 Quy trình & SOP
📁 Mẫu biểu
   └── Phiếu khám
   └── Hợp đồng
📁 Đào tạo nhân viên
📁 Marketing & Hình ảnh
📁 Pháp lý & Giấy phép
📁 Báo cáo & Thống kê

Chia sẻ & chỉnh sửa/ Xóa tài liệu:

Truy cập vào tài liệu cần chia sẻ, copy đường link gửi tài liệu cho người cần chia sẽ, hoặc download file nếu có nhu cầu. Hoặc có thể đính kèm file vào email để gửi cho người cần!

Phiên bản tài liệu

Khi tải lên phiên bản mới của cùng một tài liệu, hệ thống lưu lịch sử các phiên bản cũ. Nhân viên luôn thấy phiên bản mới nhất và có thể xem lại phiên bản trước nếu cần.