Cấu hình chặn trùng dữ liệu
Chặn trùng dữ liệu là gì?
Chặn trùng dữ liệu là tính năng giúp hệ thống tự động phát hiện và ngăn chặn việc tạo mới hồ sơ bị trùng lặp — ví dụ: cùng một bệnh nhân nhưng bị nhập vào 2 lần với 2 hồ sơ khác nhau. Khi nhân viên nhập thông tin trùng với dữ liệu đã có, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc chặn hoàn toàn trước khi lưu.
Tại sao cần cấu hình?
- Tránh cùng 1 bệnh nhân có 2–3 hồ sơ, gây rối loạn lịch sử khám và dữ liệu chăm sóc
- Tránh tư vấn viên nhiều người cùng liên hệ chăm sóc 1 khách hàng
- Giữ báo cáo chính xác — tránh đếm trùng bệnh nhân mới
- Tiết kiệm công xử lý gộp hồ sơ về sau
Cấu hình chặn trùng
Truy cập Cài đặt → Quản lý module
Bước 1: Chọn module áp dụng
Chọn module cần bật kiểm tra trùng:
- Khách hàng / Bệnh nhân
- Tổ chức
- Lead (nếu dùng riêng)
Vào Cài đặt → Trường dữ liệu và giao diện
Bước 2: Chọn trường dùng để kiểm tra trùng
Chọn một hoặc nhiều trường làm tiêu chí phát hiện trùng, có thể chọn theo điều kiện VÀ (tất cả cùng thỏa mãn) hoặc điều kiện HOẶC (chỉ cần 1 tiêu chí thỏa mãn)
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Số điện thoại | Tiêu chí phổ biến nhất, khuyến nghị luôn bật |
| Hữu ích với khách hàng doanh nghiệp, B2B | |
| CCCD / Số CMND | Chính xác nhất nhưng không phải lúc nào cũng có |
| Họ tên + Ngày sinh | Dùng kết hợp khi không có số điện thoại |
Bước 3: Chọn hành động khi phát hiện trùng
| Hành động | Mô tả | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Chặn và báo lỗi | Không cho lưu, hiển thị thông báo "Dữ liệu đã tồn tại" kèm link hồ sơ cũ | Phòng khám muốn kiểm soát chặt, tránh tuyệt đối dữ liệu trùng |
| Cảnh báo nhưng vẫn cho lưu | Hiện thông báo cảnh báo, nhân viên tự quyết định tiếp tục hay hủy | Trường hợp có thể có 2 người cùng số điện thoại (ví dụ: điện thoại bàn chung) |
Lưu ý: Module Khách hàng mặc định không cho Lưu trùng, nên bạn không thể chọn option cảnh báo và cho phép lưu!
Bước 4: Lưu cấu hình
Nhấn Lưu — cấu hình áp dụng ngay cho tất cả nhân viên khi tạo mới hồ sơ.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Lễ tân nhập hồ sơ bệnh nhân mới — số điện thoại 0901 234 567 — nhưng số này đã có trong hệ thống của bệnh nhân Nguyễn Thị Lan.
- Nếu cài Chặn: Hệ thống báo lỗi ngay, hiện link hồ sơ Nguyễn Thị Lan để lễ tân mở ra xem
Nếu trong trường hợp cho lưu trùng, hệ thống sẽ hiện cảnh báo khi nhập như sau:
Lưu ý quan trọng
- Cấu hình chặn trùng chỉ áp dụng khi tạo mới — không kiểm tra lại dữ liệu đã có từ trước
- Để xử lý dữ liệu trùng cũ, dùng tính năng Tìm và gộp trùng tại màn hình danh sách
- Nên chọn Số điện thoại/Số căn cước công dân làm tiêu chí chính — đây là trường nhân viên nhập nhiều nhất và ít sai nhất
- Tránh chỉ dùng Họ tên làm tiêu chí duy nhất vì dễ trùng tên nhưng là người khác nhau