Kỳ chấm công và Phiếu công

Kỳ chấm công là gì?

Kỳ chấm công (kỳ lương) là chu kỳ tổng hợp dữ liệu chấm công để tính lương cho nhân viên — thường là 1 tháng (ví dụ: từ ngày 1 đến ngày 31 hàng tháng). Cuối mỗi kỳ, HR chốt kỳ và tạo Phiếu công cho từng nhân viên.

Quy trình kỳ chấm công

1. HR tạo kỳ chấm công mới cho tháng
2. Thêm danh sách nhân viên vào kỳ
3. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công trong kỳ
4. HR tạo Phiếu công cho từng nhân viên
5. Nhân viên xem và xác nhận phiếu công của mình
6. Giám đốc/người được ủy quyền phê duyệt kỳ chấm công
7. Xuất dữ liệu để tính lương

Tạo Kỳ chấm công

1. Truy cập Nhân sự & Chấm công → Kỳ chấm công
2. Nhấn + Tạo kỳ
3. Chọn Tháng / Năm
4. Nhập Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc kỳ tính lương
5. Chọn Chi nhánh / Bộ phận
6. Nhấn Tạo kỳ → hệ thống tự động thêm nhân viên

Phiếu công của nhân viên

Phiếu công tổng hợp đầy đủ dữ liệu làm việc trong kỳ:

• Công chuẩn: Số ngày/giờ theo quy định
• Công thực tế: Số ngày/giờ nhân viên thực sự làm đủ ca
• Công vi phạm: Số ngày đi trễ/về sớm/vắng
• Giờ tăng ca: Tổng giờ làm thêm trong kỳ (theo từng ca tăng ca đã duyệt)
• Ngày nghỉ phép: Số ngày phép đã sử dụng

Nhân viên xác nhận Phiếu công

Nhân viên vào Nhân sự & Chấm công → Phiếu công trên app, kiểm tra dữ liệu và nhấn Xác nhận. Nếu có sai sót, liên hệ HR để điều chỉnh trước khi xác nhận.

Phê duyệt kỳ chấm công

Sau khi tất cả nhân viên xác nhận, HR trình Giám đốc (hoặc người được phân quyền duyệt kỳ) để phê duyệt chính thức. Kỳ đã duyệt được xuất ra Excel/PDF để bộ phận kế toán tính lương.