Sơ đồ tổ chức
Trong quản trị y tế hiện đại, việc nắm vững cấu trúc nhân sự từ bao quát đến chi tiết là nền tảng để vận hành trơn tru. Chức năng Sơ đồ tổ chức trên MediCRM cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về bộ máy hoạt động, từ cấp Công ty, Chi nhánh xuống đến từng Phòng ban, Nhóm và Nhân viên cụ thể. Đây chính là "bản đồ" giúp hệ thống tự động hóa việc phân quyền dữ liệu và quản lý ca làm việc một cách chính xác.
1. Giới thiệu chức năng
Chức năng này cho phép bạn xây dựng và quản lý cây thư mục tổ chức theo nhiều cấp bậc. Mọi thay đổi về cấu trúc tại đây sẽ ngay lập tức được áp dụng đồng bộ cho các phân hệ khác như Quản lý nhân viên, Phân ca làm việc và Hệ thống báo cáo quản trị.
- Cấp độ quản lý: Công ty → Chi nhánh → Phòng ban → Nhóm → Nhân viên.
- Vai trò: Xác định rõ ràng vị trí, chức năng và mối quan hệ báo cáo giữa các thành viên trong tổ chức.
- Ý nghĩa: Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh quy mô nhân sự hiện tại và là cơ sở để thiết lập các luồng công việc tự động trên hệ thống CRM.
2. Ứng dụng thực tế
Sơ đồ tổ chức giúp tối ưu hóa việc vận hành cho các bộ phận dùng chính hệ thống CRM:
- Phòng Tiếp thị (Marketing): Dựa vào sơ đồ chi nhánh, bộ phận Tiếp thị có thể phân bổ ngân sách quảng cáo và theo dõi lượng khách hàng tiềm năng đổ về cho từng khu vực cụ thể (Ví dụ: Chi nhánh Quận 1, Chi nhánh Thủ Đức).
- Phòng Kinh doanh (Sales): Sơ đồ tổ chức theo nhóm giúp Trưởng phòng thiết lập quyền chia sẻ dữ liệu. Nhân viên trong cùng một nhóm có thể hỗ trợ lẫn nhau chăm sóc cơ hội bán hàng, trong khi các nhóm khác nhau sẽ được bảo mật thông tin riêng biệt.
- Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH): Khi có khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ, hệ thống dựa vào sơ đồ tổ chức để điều phối phiếu hỗ trợ về đúng Nhóm hoặc Phòng ban chuyên trách (Ví dụ: Nhóm Tư vấn sau phẫu thuật, Nhóm Chăm sóc định kỳ).
- Quản lý Nhân sự & Ca làm việc: Việc phân ca sẽ trở nên nhanh chóng hơn khi Quản lý có thể chọn phân ca theo từng cụm Phòng ban hoặc Nhóm dựa trên sơ đồ đã thiết lập sẵn.
3. Thao tác sử dụng
Bước 1: Truy cập
Tại menu Nhân sự, chọn mục “Sơ đồ tổ chức”
Bước 2: Xem và kiểm tra tổng quan
Tại màn hình chính, hệ thống hiển thị cây tổ chức dưới dạng sơ đồ phân cấp. Bạn có thể nhấn vào các dấu cộng (+) hoặc trừ (-) để mở rộng hoặc thu gọn các cấp bậc (ví dụ: mở rộng một Chi nhánh để xem các Phòng ban trực thuộc).
Bước 3: Khởi tạo và chỉnh sửa các cấp bậc
- Để thêm mới (Chi nhánh/Phòng ban/Nhóm): Nhấn vào vị trí cấp trên trực tiếp, chọn biểu tượng Thêm mới. Nhập tên gọi và thông tin người phụ trách cấp bậc đó.
- Để chỉnh sửa: Nhấn trực tiếp vào tên đơn vị trong sơ đồ, cập nhật lại thông tin (Ví dụ: Thay đổi tên Phòng ban hoặc điều chuyển Phòng ban đó sang một Chi nhánh khác) và nhấn Lưu.
Bước 4: Gán nhân viên vào sơ đồ
Sau khi đã có khung sơ đồ, bạn tiến hành đưa nhân sự vào các vị trí tương ứng:
- Chọn một Nhóm hoặc Phòng ban cụ thể.
- Nhấn nút Thêm nhân viên và nhập thông tin nhân viên.
- Bạn có thể liên kết hồ sơ nhân viên với Người dùng trên CRM tại trường thông tin này:
Mẹo nhỏ: Hãy cập nhật sơ đồ tổ chức ngay khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu phòng ban. Một sơ đồ chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian khi thực hiện các thao tác phân quyền dữ liệu hoặc lập bảng bảng phân ca làm việc hàng tháng!