Câu hỏi thường gặp về Nghiệp vụ

Các câu hỏi thường gặp về Nghiệp vụ trong MediCRM

❓ Sự khác nhau giữa Khách hàng, Bệnh nhân và Lead là gì?

• Lead: Người chưa từng đến khám, chỉ mới quan tâm/hỏi thăm dịch vụ. Được quản lý theo Lifecycle Stage.
• Bệnh nhân/Khách hàng: Người đã từng sử dụng dịch vụ ít nhất một lần. Có hồ sơ 360° đầy đủ.
• Khi Lead đặt lịch hẹn và đến khám, hệ thống tự động nâng Lifecycle Stage lên Khách hàng.

❓ Tôi muốn xem toàn bộ lịch sử tương tác với một bệnh nhân, xem ở đâu?

Mở hồ sơ bệnh nhân → tab Hồ sơ 360°. Tại đây thấy toàn bộ: lịch hẹn, đơn hàng, phiếu thu, email, Zalo, cuộc gọi, ticket, ghi chú — tất cả theo dòng thời gian.

❓ Bệnh nhân đến khám nhưng chưa có trong hệ thống, tôi làm gì trước?

Tạo hồ sơ bệnh nhân mới tại Khách hàng → + Tạo mới hoặc trực tiếp từ màn hình Lịch hẹn → Đặt lịch mới. Chỉ cần tên và số điện thoại là có thể tạo nhanh, bổ sung thông tin đầy đủ sau.

❓ Tôi vô tình tạo trùng hồ sơ bệnh nhân, phải xử lý sao?

Dùng tính năng Gộp hồ sơ (Merge) tại Khách hàng → Tìm trùng lặp. Chọn hồ sơ chính muốn giữ lại → hệ thống gộp toàn bộ lịch sử từ hồ sơ phụ vào hồ sơ chính → xóa hồ sơ trùng.

❓ Sự khác nhau giữa Lịch hẹn và Phiếu chỉ định dịch vụ?

• Lịch hẹn: Đặt chỗ theo thời gian — bệnh nhân đến lúc nào, gặp ai, làm gì.
• Phiếu chỉ định: Ghi nhận dịch vụ y tế được chỉ định — loại dịch vụ, số buổi, lộ trình điều trị.
• Một phiếu chỉ định có thể tạo ra nhiều lịch hẹn (mỗi buổi trong liệu trình là một lịch hẹn).

❓ Tôi muốn gửi tin nhắn Zalo cho bệnh nhân, cần chuẩn bị gì?

Cần: (1) Phòng khám có Zalo Official Account (OA), (2) Kết nối Zalo OA vào MediCRM tại Thiết lập → Kênh → Zalo OA, (3) Bệnh nhân đã theo dõi (follow) Zalo OA của phòng khám. Nếu bệnh nhân chưa follow, chỉ có thể nhắn tin trong vòng 48h sau khi họ nhắn trước.

❓ Làm sao biết chiến dịch Marketing nào đang mang lại bệnh nhân nhiều nhất?

Xem tại Báo cáo & Phân tích → BC Marketing → Leads theo kênh. Đảm bảo khi tạo bệnh nhân/lead luôn điền trường Nguồn (Facebook, Google, Zalo, Walk-in, Giới thiệu...) để báo cáo chính xác.

❓ Tôi có thể đặt lịch hẹn cho nhiều bệnh nhân cùng lúc (khám đoàn) không?

Có. Sử dụng tính năng Lịch hẹn nhóm hoặc tạo từng lịch hẹn và gắn vào cùng một Sự kiện/Đợt khám. Với khám sức khỏe doanh nghiệp số lượng lớn, dùng module Sự kiện y tế để quản lý hiệu quả hơn.

❓ Khi bệnh nhân hủy lịch hẹn, tôi cần làm gì?

Mở lịch hẹn → nhấn Hủy lịch → chọn lý do hủy → xác nhận. Hệ thống tự gửi SMS/Zalo xác nhận hủy cho bệnh nhân (nếu cấu hình). Lịch hẹn hủy được lưu lại trong lịch sử, không bị mất dữ liệu.

❓ Tôi muốn xem ai đã thay đổi thông tin hồ sơ bệnh nhân, xem ở đâu?

Mở hồ sơ bệnh nhân → tab Nhật ký hoạt động. Tại đây ghi lại mọi thay đổi: ai sửa, sửa gì, lúc nào.