Phân bổ dữ liệu - Giao dữ liệu cho người khác
Phân bổ dữ liệu là gì?
Phân bổ dữ liệu là thao tác giao một hoặc nhiều bản ghi cho nhân viên phụ trách — thay đổi người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu đó. Đây là thao tác được dùng hằng ngày trong nhiều tình huống thực tế:
- Giao khách hàng/lead mới cho tư vấn viên phụ trách
- Chuyển khách hàng sang nhân viên khác khi có thay đổi nhân sự
- Giao yêu cầu hỗ trợ (ticket) cho nhân viên CSKH xử lý
- Phân công lịch hẹn cho bác sĩ hoặc kỹ thuật viên
- Giao tác vụ, công việc trong dự án cho thành viên nhóm
Cách 1: Phân bổ từng bản ghi
Dùng khi cần giao nhanh một bản ghi cụ thể.
- Mở chi tiết bản ghi cần phân bổ (hồ sơ khách hàng, ticket, lịch hẹn...)
- Tìm trường Giao cho (hoặc Assigned to)
- Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa ✏️ bên cạnh
- Gõ tên nhân viên mới và chọn
- Nhấn Lưu — nhân viên được giao tự động nhận thông báo
Bạn có thể chỉnh sửa trường Giao cho này theo nhiều cách. Tham khảo các cách chỉnh sửa dữ liệu tại mục Bài viết liên quan bên dưới.
Cách 2: Phân bổ hàng loạt từ màn hình danh sách
Dùng khi cần giao nhiều bản ghi cùng lúc — tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với làm từng cái.
- Tại màn hình danh sách (Khách hàng, Ticket, Lịch hẹn...)
- Tích vào ô checkbox ở đầu mỗi dòng để chọn các bản ghi cần phân bổ
- Click vào biểu tượng bút chì để tiến hành chỉnh sửa hàng loạt
- Tìm và thay đổi giá trị trường Giao cho
- Nhập tên và chọn người muốn giao
- Xác nhận — hệ thống cập nhật tất cả bản ghi đã chọn cùng lúc
💡 Mẹo: Dùng Bộ lọc trước để lọc đúng nhóm bản ghi cần phân bổ (ví dụ: lọc khách hàng chưa có người phụ trách, hoặc ticket của nhân viên A), rồi chọn tất cả và phân bổ hàng loạt — nhanh hơn rất nhiều.
Ví dụ thực tế theo từng nghiệp vụ
🔹 Chuyển khách hàng khi nhân viên nghỉ việc
Tình huống: Nhân viên A nghỉ việc, cần chuyển toàn bộ khách hàng đang phụ trách sang nhân viên B.
- Vào Khách hàng → lọc: Nhân viên phụ trách = Nhân viên A
- Chọn tất cả → Phân bổ → chọn Nhân viên B → Xác nhận
🔹 Giao ticket hỗ trợ cho nhân viên xử lý
Tình huống: Ticket mới tạo từ form phản hồi trên web, chưa có người nhận.
- Mở ticket → trường Giao cho đang giao cho users tiếp nhận
- Nhấn chỉnh sửa → chọn nhân viên CSKH xử lý → Lưu
- Nhân viên được chọn nhận thông báo ngay và SLA bắt đầu tính
Lưu ý khi phân bổ dữ liệu
- Lịch sử phân bổ được ghi lại trong nhật ký bản ghi — ai giao, giao cho ai, lúc nào
- Nhân viên nhận được giao sẽ nhận thông báo ngay qua hệ thống (và email/Zalo nếu cấu hình)
- Chỉ nhân viên có quyền chỉnh sửa dữ liệu mới thực hiện được thao tác này (Admin cấu hình tại Thiết lập → Phân quyền)
- Sau khi phân bổ, nhân viên cũ không còn thấy bản ghi đó nữa nếu quyền xem bị giới hạn theo người phụ trách