Vai trò
Hướng dẫn sử dụng: Thiết lập Cây vai trò và Phân quyền hệ thống
Trong một cơ sở y tế, việc xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân là điều cốt yếu. Chức năng Cây vai trò trên MediCRM giúp mô phỏng sơ đồ tổ chức thực tế của phòng khám/bệnh viện lên hệ thống, từ đó thiết lập quyền hạn truy cập dữ liệu một cách khoa học và bảo mật.
1. Giới thiệu về Vai trò và Cây vai trò
Vai trò chính là chức danh hoặc vị trí công việc thực tế của nhân viên trong cơ sở y tế.
Ví dụ về các vai trò điển hình:
- Quản lý cấp cao: Hội đồng quản trị, Giám đốc bệnh viện, Phó giám đốc.
- Quản lý cấp trung: Trưởng khoa, Trưởng phòng điều dưỡng, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng.
- Nhân viên: Bác sĩ, Điều dưỡng, Kế toán, Lễ tân, Nhân viên tư vấn.
Cây vai trò là sơ đồ thể hiện mối quan hệ cấp bậc (Cha - Con). Vai trò cao nhất (thường là Giám đốc) nằm ở gốc cây và có quyền xem toàn bộ dữ liệu của hệ thống. Các vai trò cấp dưới sẽ tạo thành các nhánh nhỏ hơn (ví dụ: nhánh marketing, nhánh Chăm sóc KH, nhánh Kinh doanh).
2. Ý nghĩa của Cây vai trò trong phân quyền
Thiết lập Cây vai trò chính xác giúp đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin y tế:
- Phân quyền dữ liệu: Khi thiết lập ở chế độ "Riêng tư", nhân viên chỉ thấy dữ liệu do mình tạo ra. Tuy nhiên, cấp quản lý (cấp trên trong cây vai trò) sẽ mặc nhiên nhìn thấy dữ liệu của tất cả nhân viên cấp dưới thuộc nhánh đó.
- Quản lý lịch làm việc: Các module như Lịch hẹn, Cuộc gọi, Công việc sẽ hiển thị dựa theo cấp bậc. Ví dụ: Quản lý Chăm sóc khách hàng có thể theo dõi toàn bộ lịch khám của các Bác sĩ trong khoa để điều phối công việc kịp thời
3. Hướng dẫn thao tác quản trị
Lưu ý: Các thao tác này chỉ dành cho người dùng có quyền quản trị hệ thống.
A. Xây dựng và Thêm mới vai trò
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) và chọn “Quản lý vai trò”.
Bước 2: Để thêm một vai trò cấp dưới, hãy di chuột tới vai trò cấp trên trực tiếp và nhấn vào Dấu cộng (+).
Bước 3: Nhập thông tin vai trò mới:
- Tên: Nhập chức danh (Ví dụ: Trưởng khoa Sản).
- Báo cáo cho: Hệ thống tự động mặc định là vai trò cấp trên bạn vừa chọn.
- Quyền giao việc: Chọn "Tất cả mọi người" (phù hợp với phòng khám nhỏ) hoặc "Cấp dưới" (phù hợp với bệnh viện lớn để nhân viên chỉ thấy đồng nghiệp trong bộ phận khi chuyển giao hồ sơ).
B. Phân quyền truy cập cho Vai trò
Sau khi tạo tên vai trò, bạn cần quyết định vai trò đó được làm gì trên hệ thống:
- Cách 1: Phân quyền trực tiếp: Bạn tự tay tích chọn các quyền như Xem, Thêm mới, Sửa, Xóa cho từng mục (Bệnh nhân, Lịch hẹn, Đơn thuốc...).
- Cách 2: Sử dụng hồ sơ mẫu: Sao chép quyền từ một mẫu có sẵn (Ví dụ: Sao chép quyền từ mẫu "Nhân viên y tế" cho một vai trò mới tương đương).
Lưu ý: Bạn có thể tạo và điều chỉnh hồ sơ phân quyền mẫu theo hướng dẫn ở mục Bài viết liên quan bên dưới nhé! Chúng tôi khuyến nghị bạn nên dùng hồ sơ phân quyền mẫu cho vai trò để tiết kiệm thời gian và tối ưu công việc quản trị hơn
C. Thay đổi hoặc Xóa vai trò
- Thay đổi tên: Nhấn trực tiếp vào tên vai trò trên sơ đồ cây, sửa lại tên mới (Ví dụ: Đổi từ "CEO" thành "Giám đốc điều hành") và nhấn Lưu.
- Xóa vai trò: Di chuột tới vai trò cần xóa và nhấn biểu tượng Thùng rác.
Lưu ý: Nếu vai trò định xóa đang có nhân viên sử dụng, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn một vai trò mới để chuyển toàn bộ nhân viên đó sang trước khi hoàn tất việc xóa.
Mẹo nhỏ: Hãy xây dựng Cây vai trò dựa trên sơ đồ tổ chức thực tế của phòng khám trước khi nhập liệu nhân viên. Việc này giúp bạn kiểm soát luồng thông tin ngay từ đầu, tránh tình trạng nhân viên thấy quá nhiều dữ liệu không liên quan đến chuyên môn của mình!