Hướng dẫn nhanh cho Lễ tân / Tiếp nhận

Bài viết này giúp nhân viên Lễ tân / Tiếp nhận nắm nhanh các chức năng cần dùng hằng ngày trên MediCRM. Bạn không cần đọc toàn bộ tài liệu — chỉ cần tập trung vào các thao tác dưới đây.

Bạn sẽ dùng những phân hệ nào?

Quy trình làm việc hằng ngày

Bước 1: Tiếp nhận khách hàng mới

Khi có khách hàng mới liên hệ (gọi điện, đến trực tiếp, nhắn tin):

1. Vào Khách hàng → Data tiếp nhận
2. Bấm Thêm mới → Nhập thông tin: họ tên, số điện thoại, nhu cầu
3. Chọn Nguồn (Gọi đến, Đến trực tiếp, Facebook, Zalo...)
4. Bấm Lưu

Nếu KH đã có trong hệ thống, tìm kiếm bằng SĐT hoặc tên trước khi tạo mới để tránh trùng lặp.

Bước 2: Tạo lịch hẹn khám

Khi khách hàng muốn đặt lịch hẹn:

1. Vào Lịch hẹn → Lịch hẹn khám (Booking Calendar)
2. Click vào ô ngày/giờ mong muốn → Form tạo lịch hẹn mở ra
3. Chọn Khách hàng (tìm kiếm hoặc tạo mới nhanh)
4. Chọn Dịch vụ, Bác sĩ, Chi nhánh
5. Bấm Lưu

Hệ thống sẽ cảnh báo nếu trùng giờ bác sĩ hoặc phòng khám.

Bước 3: Xác nhận lịch hẹn

Trước ngày hẹn, xác nhận KH có đến không:

1. Vào Lịch hẹn → Danh sách lịch hẹn
2. Lọc theo Ngày mai hoặc Hôm nay
3. Gọi điện hoặc gửi tin nhắn xác nhận
4. Cập nhật trạng thái: Đã xác nhận hoặc Hủy

Nếu đã cấu hình Workflow, hệ thống sẽ tự gửi SMS/Zalo ZNS nhắc lịch trước 1 ngày.

Bước 4: Check-in khi KH đến

Khi khách hàng có mặt tại cơ sở:

1. Tìm lịch hẹn của KH trong Danh sách lịch hẹn hôm nay
2. Bấm Check-in → Trạng thái chuyển thành "Đã đến"
3. Hướng dẫn KH vào phòng chờ

Bước 5: Xử lý cuộc gọi đến

Khi có cuộc gọi đến qua tổng đài:

1. Popup hiển thị thông tin KH (nếu SĐT đã có trong hệ thống)
2. Nghe máy, tư vấn nhanh hoặc tạo lịch hẹn
3. Nếu số mới → Tạo Data tiếp nhận từ cuộc gọi
4. Cuộc gọi tự động lưu vào Tiện ích → Lịch sử cuộc gọi

Mẹo sử dụng hiệu quả

• Luôn tìm kiếm trước khi tạo mới — Nhập SĐT vào thanh tìm kiếm để kiểm tra KH đã tồn tại chưa
• Dùng Booking Calendar — Xem dạng lịch để nắm nhanh lịch hẹn trong ngày, kéo thả để đổi giờ
• Cập nhật trạng thái ngay — Check-in, hủy, không đến → cập nhật ngay để báo cáo chính xác
• Ghi chú khi cần — Thêm ghi chú vào lịch hẹn nếu KH có yêu cầu đặc biệt

Các thao tác chung

Xem hướng dẫn đầy đủ về thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm, lọc dữ liệu tại: Các thao tác cơ bản