Hướng dẫn nhanh cho Tư vấn viên / Sale B2C

Bài viết này giúp Tư vấn viên / Sale B2C nắm nhanh các chức năng cần dùng hằng ngày trên MediCRM — từ nhận khách hàng, tư vấn, chốt dịch vụ đến theo dõi thanh toán.

Bạn sẽ dùng những phân hệ nào?

Quy trình làm việc hằng ngày

Bước 1: Nhận và xử lý khách hàng mới

Khi được phân bổ khách hàng mới (từ Data tiếp nhận hoặc quản lý gán):

1. Vào Khách hàng → Hồ sơ khách hàng
2. Lọc theo Nhân viên phụ trách = Tôi và Trạng thái = Tiềm năng
3. Xem thông tin KH: nhu cầu, nguồn đến, ghi chú từ lễ tân
4. Liên hệ tư vấn (gọi điện qua tổng đài hoặc nhắn Zalo)
5. Cập nhật trạng thái KH: Tiềm năng → Đang tư vấn

Bước 2: Quản lý Pipeline

Theo dõi toàn bộ khách hàng đang tư vấn trên bảng Kanban:

1. Vào Kinh doanh → Pipeline B2C
2. Xem các thẻ KH đang ở giai đoạn nào: Tiếp nhận → Tư vấn → Hẹn khám → Chốt dịch vụ → Thanh toán
3. Kéo thả thẻ KH sang giai đoạn tiếp theo khi có tiến triển
4. Click vào thẻ để xem chi tiết, thêm ghi chú, gắn dịch vụ và giá trị

Pipeline giúp bạn nhìn nhanh: đang tư vấn bao nhiêu KH, bao nhiêu sắp chốt, tổng giá trị dự kiến.

Bước 3: Đặt lịch hẹn khám cho KH

Khi KH đồng ý đến khám:

1. Từ hồ sơ KH hoặc Pipeline → Bấm Tạo lịch hẹn
2. Chọn ngày giờ, dịch vụ, bác sĩ, chi nhánh
3. Bấm Lưu → Cập nhật Pipeline sang giai đoạn Hẹn khám

Bước 4: Chốt dịch vụ và tạo phiếu chỉ định

Sau khi KH đã đến khám (kết quả khám đồng bộ từ HIS):

1. Xem kết quả khám trên Hồ sơ KH 360°
2. Tư vấn thêm dịch vụ phù hợp, chốt gói dịch vụ
3. Tạo Phiếu chỉ định: chọn dịch vụ, đơn giá, giảm giá (nếu có)
4. Cập nhật Pipeline sang giai đoạn Chốt dịch vụ

Bước 5: Thu tiền và tạo phiếu thu

1. Từ Phiếu chỉ định → Bấm Tạo phiếu thu
2. Nhập số tiền thanh toán, hình thức (tiền mặt / chuyển khoản / thẻ)
3. Nếu KH thanh toán nhiều đợt → Tạo phiếu thu từng đợt
4. Cập nhật Pipeline sang Thanh toán → Hoàn tất

Bước 6: Ghi nhận hoạt động tư vấn

Sau mỗi lần liên hệ KH:

1. Vào Hồ sơ KH → Timeline
2. Thêm ghi chú: nội dung tư vấn, phản hồi KH, hẹn gọi lại khi nào
3. Cuộc gọi qua tổng đài tự động ghi nhận vào Timeline

Mẹo sử dụng hiệu quả

• Xem Pipeline đầu ngày — Nắm ngay: hôm nay cần gọi ai, KH nào sắp hẹn khám, KH nào chờ chốt
• Dùng bộ lọc — Lọc KH theo trạng thái, nguồn, dịch vụ quan tâm để ưu tiên tư vấn
• Ghi chú mỗi lần liên hệ — Giúp bạn nhớ ngữ cảnh khi gọi lại, và quản lý biết tiến độ
• Cập nhật Pipeline ngay — Kéo thả thẻ KH ngay khi có tiến triển để báo cáo chính xác
• Kiểm tra To-do — Hệ thống có thể tự tạo việc cần làm cho bạn qua Workflow (nhắc gọi lại KH, nhắc follow-up)

Các thao tác chung

Xem hướng dẫn đầy đủ về thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm, lọc dữ liệu tại: Các thao tác cơ bản